建筑工程資質(zhì)合作檔案資料管理的優(yōu)化路徑

1. 強(qiáng)化工程檔案資料形成過程的監(jiān)督與控制。

想要有效優(yōu)化建筑工程檔案管理，首先要強(qiáng)化意識(shí)，真正意識(shí)到建筑工程資料管理的重要性和對(duì)工程項(xiàng)目的重要意義，改掉往日粗放的管理模式，才能從根本上達(dá)到優(yōu)化的目的。項(xiàng)目開建之初，要根據(jù)地方與行業(yè)的規(guī)范管理辦法，編制自己的歸檔標(biāo)準(zhǔn)、內(nèi)容和范圍，對(duì)設(shè)計(jì)、監(jiān)理、總包、施工單位進(jìn)行資料交底，提出并要求實(shí)現(xiàn)資料規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化和系統(tǒng)化的管理目標(biāo)，將檔案資料納入考核目標(biāo)進(jìn)行獎(jiǎng)罰，以保證檔案管理的效率和質(zhì)量。在建設(shè)過程中，制定完善的規(guī)章管理制度，將資料收集與施工同步，滲透到每一個(gè)環(huán)節(jié)。以某地區(qū)的標(biāo)志性建設(shè)項(xiàng)目舉例，在項(xiàng)目建設(shè)之前，與施工單位、監(jiān)理單位等進(jìn)行溝通，增強(qiáng)與其資料管理人員、技術(shù)人員的合作，做好建筑工程檔案的交底工作。在整個(gè)施工過程中，做好檔案管理業(yè)務(wù)的指導(dǎo)工作，逐步強(qiáng)化工程檔案資料形成過程的監(jiān)督與控制，保質(zhì)保量做好各相關(guān)部門的檔案歸檔工作。

2. 強(qiáng)化檔案資料管理人員的職業(yè)意識(shí)，規(guī)范日常工作行為。

檔案資料的收集、整理和編制是由人完成的，提高檔案管理人員的素質(zhì)至關(guān)重要。在加強(qiáng)宣傳的基礎(chǔ)上，對(duì)檔案管理人員應(yīng)經(jīng)常開展職業(yè)教育培訓(xùn)，組織內(nèi)外部的參觀、交流與學(xué)習(xí)，保證相關(guān)人員都能建立良好的檔案資料管理意識(shí)和職業(yè)素養(yǎng)，不斷提升其自身綜合能力與管理素質(zhì)。編制崗位職責(zé)，使各級(jí)管理人員，明確自身的基本工作程序與目標(biāo)，以規(guī)范其日常工作內(nèi)容與行為。要求在施工建設(shè)活動(dòng)開工之前，做好統(tǒng)一表格、標(biāo)準(zhǔn)等準(zhǔn)備工作，做好施工過程中進(jìn)度計(jì)劃制訂與調(diào)整工作，并在開工后的施工管理過程中，監(jiān)督檢查檔案資料記錄與整理情況。在此基礎(chǔ)上，現(xiàn)場的管理人員要實(shí)現(xiàn)工程建設(shè)檔案資料的登記工作，定期檢查相關(guān)部門工作完成情況，做好施工管理登記工作，對(duì)施工單位的建設(shè)資料完成情況進(jìn)行檢查。與此同時(shí)，檔案資料管理人員需要與企業(yè)進(jìn)行溝通，協(xié)助工程管理人員，與設(shè)計(jì)單位進(jìn)行溝通，及時(shí)了解設(shè)計(jì)變更的情況，并做好標(biāo)準(zhǔn)文件與圖集的保管工作。對(duì)于管理性的文件，需要根據(jù)項(xiàng)目的基礎(chǔ)、依據(jù)與實(shí)踐等，做好文件的整理組卷工作，并對(duì)驗(yàn)收記錄進(jìn)行檢查。資料管理人員發(fā)放的圖紙資料，需要與清單一起整理并存檔，做好工程資料的整理與匯總，以此保證整體的工程質(zhì)量和后續(xù)需求。

3. 注重工程技術(shù)資料編寫的質(zhì)量管控。第一，統(tǒng)一建筑工程技術(shù)資料的表格形式。在項(xiàng)目籌備建設(shè)的過程中，結(jié)合工程資質(zhì)合作的具體特點(diǎn)，根據(jù)當(dāng)?shù)匦姓芾聿块T與檔案管理部門的要求，編制可行性強(qiáng)的工程資料表格，并為參建單位整理與編輯資料盡可能提供方便，避免出現(xiàn)表格形式不規(guī)范的問題發(fā)生。第二，做好施工物資的資料收集工作。由于在建筑工程施工過程中，使用的物資會(huì)受到許多因素的影響，如水泥、鋼材等，經(jīng)常出現(xiàn)材料檢驗(yàn)報(bào)告沒有與原材料一起到達(dá)施工現(xiàn)場的情況。如果資料收集人員沒有將復(fù)試結(jié)果收集到位，就可能會(huì)出現(xiàn)沒有檢驗(yàn)報(bào)告的材料進(jìn)入到施工現(xiàn)場被使用的情況，可能會(huì)對(duì)工程的質(zhì)量和整體進(jìn)度產(chǎn)生影響。因此，需要安排專門的負(fù)責(zé)人員，對(duì)資料的整理與收集進(jìn)行動(dòng)態(tài)化跟蹤，并且分批對(duì)到達(dá)現(xiàn)場的原材料進(jìn)行檢查，還需要檢查和整理原材料的試驗(yàn)報(bào)告與合格證。第三，為了做好竣工結(jié)算的編制工作，確保竣工結(jié)算工作的順利進(jìn)行，要更加廣泛地收集與結(jié)算相關(guān)的資料，包括工程施工合同、工程招標(biāo)文件、工程竣工圖、設(shè)計(jì)變更通知、簽證資料等，收集和取證時(shí)必須注意有效性，還要盡可能減少因?yàn)榻Y(jié)算導(dǎo)致的矛盾問題的發(fā)生。所以，施工單位需要更加注重資料的收集，收集與建筑工程項(xiàng)目施工相關(guān)的記錄資料，如現(xiàn)場進(jìn)度照片等；要結(jié)合定額標(biāo)準(zhǔn)與費(fèi)用支出情況，加強(qiáng)信息資料的管理。第四，保證建筑工程技術(shù)材料的完善性。建筑工程檔案資料的管理工作，主要就是結(jié)合施工過程中采用的技術(shù)以及信息進(jìn)行記錄，為以后的工程提供參考。例如，工程資料中的施工小結(jié)與竣工報(bào)告等內(nèi)容，都會(huì)給工程建設(shè)提供相關(guān)的數(shù)據(jù)信息，是學(xué)習(xí)與借鑒的重要內(nèi)容，為后續(xù)的工程建設(shè)提供重要的參考依據(jù)，以此不斷提升整體的施工質(zhì)量。只有保證技術(shù)材料的完整性，才能系統(tǒng)化地將工程施工質(zhì)量與整個(gè)過程進(jìn)行展示，為投資活動(dòng)管理、質(zhì)量管理、進(jìn)度管理等工作的開展奠定穩(wěn)固的基礎(chǔ)。總之，工程檔案是工程建設(shè)最真實(shí)的反映，是檢驗(yàn)工程質(zhì)量的重要依據(jù)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)管理過程中的問題，制定完善有效的管理人才培養(yǎng)體系和獎(jiǎng)懲制度，不斷總結(jié)經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)，提高整體檔案管理水平，對(duì)企業(yè)借鑒成果、提高質(zhì)量、增收效益有著重要意義。我們應(yīng)該積極借鑒國內(nèi)外先進(jìn)管理經(jīng)驗(yàn)，揚(yáng)長避短，不斷優(yōu)化管理制度和體系，讓建筑工程檔案管理持續(xù)適應(yīng)新形勢的發(fā)展要求，更好地為企業(yè)發(fā)展和國家經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)。