建筑公司必須了解的建筑企業(yè)工程資料及工程資質合作規(guī)范的重要性

由于建筑業(yè)的快速發(fā)展,工程施工技術資料在工程建設領域得到了廣泛應用,招投標檔案、設計圖紙、技術方案、施工措施、建材標準等資料的管理工作也引起了高度重視。因此,正確評價建筑企業(yè)工程資質合作?及資料管理的現(xiàn)狀,深入分析問題產(chǎn)生的原因,明確解決問題的基本思路,對進一步規(guī)范資料管理工作和企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展具有十分重要的現(xiàn)實意義。

1、建筑資料管理工作的重要性

1.1建筑資料具有憑證作用建筑資料是建筑企業(yè)圍繞著工程項目等一系列業(yè)務活動形成的原始記錄,也就是文書檔案,由于其真實可靠,是令人信服的證據(jù),因此能夠保護企業(yè)、員工、業(yè)主合法權益不受侵害,明確各方面的責任,減少不必要的糾紛。這些資料的特性決定了檔案的憑證價值,它是其他材料所不能取代的,具有一定的可靠性、權威性、真實性。

1.2建筑資料具有可參考性工程資料產(chǎn)生于建設工程項目等一系列業(yè)務活動中,其最明顯的特點是建設項目成套性,即一個建設項目的資料是有機聯(lián)系的整體。如果沒有相應的資料作參考,建設項目往往會由于計劃不當、管理混亂,以致于造成不應有的損失。實踐經(jīng)驗證明,企業(yè)在日常業(yè)務活動中重視資料管理工作,就會增加更多的信息量,在主管部門檢查、招標業(yè)務開拓、特別是同類招標項目運作方面就會更大程度地發(fā)揮著更重要的作用。因此,招投標檔案是企業(yè)業(yè)務活動中不可或缺的重要文件材料,對于其業(yè)務運行具有重要的參考價值。

2、資料管理工作的現(xiàn)狀分析現(xiàn)階段部分企業(yè)對檔案管理工作沒有引起足夠的重視,檔案管理資源不足和管理水平較低,具體存在的問題有下述幾個方面。

2.1資料管理意識淡薄從企業(yè)的發(fā)展來看,經(jīng)營業(yè)績和經(jīng)濟效益是企業(yè)的命脈。從這個角度來說,檔案資料管理工作不能直接為企業(yè)創(chuàng)造經(jīng)濟效益。因而造成人們對檔案管理工作的價值認識不足,對其作用把握不準,因此在生產(chǎn)實踐中,招標代理機構往往片{面地追求最大利潤,而忽視了檔案資料管理工作在企業(yè)發(fā)展中的重要性和必要性,這種淡薄的資料管理意識,嚴重制約了建筑企業(yè)資料管理工作的規(guī)范化發(fā)展。

2.2資料管理人員專業(yè)化程度低部分建筑企業(yè)沒有配備專職的資料管理人員,很多資料管理人員既不是檔案專業(yè)出身的專職人員,有的企業(yè)的資料管理人員是兼職或是臨時配備的,既沒有崗前教育,也沒有系統(tǒng)培訓,因此缺乏主動意識和業(yè)務專業(yè)知識,在工作中沒有明確的全程管理思想,所以在具體事務中致使一些具有保存價值的資料文檔沒能及時“捕獲”。這樣不僅會造成資料檔案管理的整體質量下降,而且也會給日后的檔案資源的開發(fā)利用帶來不良影響。

2.3資料的完整性不夠資料檔案是每個工程項目活動的完整的、系統(tǒng)的歷史記錄,是工程業(yè)務活動中形成的各種有保存價值的文件材料構成的有機整體。但是,有些企業(yè)的資料檔案管理缺乏對建筑項目存檔文件范圍的必要制度和相措施,造成資料不齊全、不完整等情況。在工程現(xiàn)場資料分布面廣,收集檔案資料瑣碎,工作程序復雜,對資料的收集反饋一般都是被動應付,以致于經(jīng)常造成項目資料缺失。

2.4檔案管理手段落后隨著科學技術的進步,計算機和網(wǎng)絡技術在企業(yè)經(jīng)營管理中廣泛應用,雖然目前不少企業(yè)已將計算機技術應用于資料管理,但對資料的信息數(shù)字化處理不到位,致使查閱利用相關信息時,只能靠翻閱原始資料查找,這樣不僅消耗了更多的工作量,而且很容易造成原始檔案的破損。

2.5資料管理的規(guī)范化程度不夠針對資料管理所提出的要求和規(guī)定都比較模糊,《招投標法》在第三十六條中提到“開標過程應當記錄,并存檔備查”;《實施條例》在第五十六條中規(guī)定“招標人或者其委托的招標代理機構應當妥善保管招標過程中的文件資料,存檔備查,并至少保存十五年”。