檔案管理在合作公路工程的資質評審中的應用

公路工程檔案具有極其重要的記錄作用，施工單位必須認真做好管理工作，記錄發展的歷程，保存單位的資料，傳承單位的文化與經驗。因此，檔案管理絕不能出亂、出錯。施工單位可以以檔案管理在公路工程資質評審中的作用作為切入點，提高評審效率，加強檔案管理的職能作用，保證評審通過。

1、檔案的記錄作用

檔案作為一種嚴謹的記錄工具,代表著歷史，代表著過去。 它像一面鏡子，客觀且全面地反映著公路施工的每一個細節。 公路工程檔案是我國檔案事業的重要組成部分,認真做好檔案管理工作，可以保存工作過程中的寶貴資料。

公路工程工資質評審對檔案管理工作的要求十分嚴格。目前凡列入國家和地方公路建設計劃的公路建設工程，均實行公路工程施工招標，利用外資建設的公路項目還需要通過國際招標。目前，公路工程施工招標實行的是資格預審制度，招標單位必須對投標的施工單位施工能力進行審查。資質審查的內容涵蓋極廣，不僅要考察施工單位的資質等級證書、固定資產、人員構成、設備水平，更要考察其近幾年完成高等級公路施工任務的工程質量以及曾經承建的代表性工程。

每次的資質評審中，專家檢查的資料都需要我們從檔案中找到相關信息，因為所有資料都是記錄在檔案里的。檔案記錄是每個工程的真實寫照，因此，檔案管理工作意義重大。

2、檔案工作是基礎

檔案記錄的各項信息，是日后開展相關工作必不可少的珍貴資料。各職能部門在日常工作中經常會需要調取檔案、查閱檔案。如果檔案管理出現混亂，必將出現大范圍的工作癱瘓。公路工程檔案所記錄的信息，對工程建成投產之后的管理、運行、養護、維修、改建、擴建等技術工作的決策與設計起著重要的憑證和依據作用。一旦檔案記錄的信息有誤、缺失，相關工作會失去頭緒，相關決策會有所偏差。

3、檔案的傳承作用

檔案既可以記錄數據、記錄事件，更可以記錄文化、記錄精神。企業精神是企業在艱苦奮斗的發展歷程中漸漸形成的，具有巨大的無形價值，是企業軟實力的集中體現。當今競爭愈發激烈，企業不光要拼技術，更要拼文化、拼情懷，一家企業如果能有積極向上、團結一心的企業精神，必然能在發展過程中披荊斬棘。

公路工程資質評審需要大量的檔案資料，檔案資料如果保管不當，必然影響查閱效率。一旦材料提供不及時、不準確，就很有可能延誤評審時機，留下難以彌補的遺憾。

有些施工單位的檔案室已經使用了十幾年、甚至幾十年，往往不能滿足檔案管理“十防”的要求。有些施工單位的檔案室空間狹小，隨著檔案信息的不斷增多，已經不能整齊、有序地擺放。有些施工單位直接將檔案堆在角落，任由檔案積塵、破損。有些施工單位雖然設立了符合高標準的檔案室，卻在其中堆放雜物，導致檔案存放十分不安全。保管條件的落后勢必增大檔案損毀及遺失的風險，是檔案管理中的重大隱患。

若想提高公路工程資質合作工程資質評審中調取、查閱檔案的效率，就應注重檔案的有序排放。科學、整齊的檔案排放可以快速、準確地調取評審過程中需要的一切資料。資質評審一般都在兩天內完成，這就要求施工單位平日里就要分類整理好評審相關的資料，如按儀器設備、標準規范、體系運行文件以及報告等類別進行歸檔。這對提高評審效率和評審通過的成功率都有著重要意義。

隨著社會發展，需要檔案記錄的信息越來越龐雜。近年來，自動化辦公技術越來越普及,但一些施工單位缺乏與時俱進的意識，仍然采用最原始的檔案管理手段。純人工管理必然導致檔案分類不明確、查閱費時間。有些施工單位檔案存放順序不統一，有的檔案員按拼音排放，有的檔案員按筆劃排放，有的檔案員查閱完檔案不放回原處，導致檔案管理十分混亂，最終影響了資質評審工作的進展。