從施工企業(yè)施工資質(zhì)合作中加強企業(yè)檔案管理工作

為適應(yīng)改革開放的不斷深人和中國加人wTO的新形勢,建設(shè)部以全面規(guī)范建筑市場為目標,于2001年7月開始對建筑施工企業(yè)進行資質(zhì)就位工作。根據(jù)資質(zhì)就位工作要求,申報材料要反映出施工企業(yè)近十年來完成工程業(yè)績的原始證明材料,如中標通知、合同書、協(xié)議書以及工程竣工證明、安全評估、工程結(jié)算單、獲獎證書等材料。

這些在施工生產(chǎn)過程中產(chǎn)生的文件資料,是企業(yè)檔案的重要組成部分,能否全面、準確、完整地提交這些材料,在某種程序上是對企業(yè)檔案管理的一次綜合檢驗,反映著企業(yè)的基礎(chǔ)管理水平。筆者參加了資質(zhì)就位的申報工作,也了解部分申報單位的實際情況,多數(shù)單位資質(zhì)就位工作要求提供的資料不能從企業(yè)檔案部門完整獲取,反映出企業(yè)基礎(chǔ)管理體制工作的薄弱性,從一個側(cè)面說明企業(yè)檔案管理的系統(tǒng)性、完整性、服務(wù)性有待提高,尤其是工程技術(shù)檔案管理工作巫待加強。從資質(zhì)就位情況看,施工企業(yè)的檔案管理主要存在如下問題:

1、某些企業(yè)由于實行部門立卷制度,檔案部門不能保證文件歸檔的及時性和完整性,導(dǎo)致一些重要文件難以查找。

2、實行“項目法施工”后,有的項目經(jīng)理部由于經(jīng)費等問題,按業(yè)主要求提交竣工資料后,企業(yè)沒有留存竣工資料;

3、檔案資料分散保管,沒有形成完整的卷宗;中標通知、合同書、結(jié)算單等分別保管在開發(fā)部門或經(jīng)營部門;獲獎證書保存在不同單位或部門,檔案部門沒有全部掌握。

4、技術(shù)檔案中缺少竣工驗收報告和質(zhì)量鑒定書,尤其是建設(shè)單位驗收滯后的工程項目,驗收報告往往保存在部門或個人手中,沒有及時歸檔。

5、完全按建設(shè)單位要求歸檔,保存了大量的施工原始記錄,但真正能為企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營提供服務(wù)的資料卻沒有歸檔。或部分檔案資料在工程建設(shè)過程中丟失,沒有及時補充。由于企業(yè)檔案管理工作的不規(guī)范,給施工資質(zhì)合作就位工作造成了很大的麻煩,許多企業(yè)的檔案資料只能通過業(yè)主或省廳檔案館借用復(fù)印。工程技術(shù)檔案是施工企業(yè)檔案管理體制的一個重要組成部分。國務(wù)院辦公廳、國家檔案局及各系統(tǒng)檔案部門對工程檔案的歸檔與管理都有一系列的法規(guī)和制度,國務(wù)院辦公廳要求“所有建設(shè)項目都要按照《中華人民共和國檔案法》的有關(guān)規(guī)定,建立健全項目檔案,從項目籌劃到工程竣工驗收各環(huán)節(jié)的文件資料,都要按照規(guī)定收集、整理、歸檔,項目檔案管理單位和檔案管理人員要嚴格履行職責(zé),對失職的單位和人員要依法嚴肅處理”。但現(xiàn)實中,許多企業(yè)卻對檔案管理工作的重視程度不夠,缺乏檔案管理意識,檔案工作一直處于被動狀態(tài),管理很難到位。雖有相應(yīng)的檔案管理辦法和制度,但很難貫徹執(zhí)行。現(xiàn)就掛靠資質(zhì)就位工作中發(fā)現(xiàn)的問題,對施工企業(yè)檔案管理工作做如下粗淺探討:

關(guān)于工程檔案的收集與歸檔管理工程檔案產(chǎn)生于項目經(jīng)理部,由于項目經(jīng)理部流動性大,施工地點多、人員分布廣,工程完工后,項目經(jīng)理部即撤銷,人員調(diào)離,給工程項目檔案的收集、整理和歸檔工作造成一定難度。因此,要根據(jù)施工企業(yè)特點,制定適合本企業(yè)的工程項目檔案管理規(guī)章制度,通過法規(guī)從專業(yè)管理的角度來規(guī)范和加強企業(yè)工程項目檔案的管理工作。

1、首先要明確各級檔案管理部門職責(zé),公司對項目,項目對個人,層層負責(zé),確定工程檔案資料的責(zé)任者、歸檔數(shù)量和時間,各司其職,各負其責(zé)。

2、項目經(jīng)理應(yīng)重視工程檔案管理工作,項目總工程師應(yīng)對工程項目的工程技術(shù)資料的收集、整理、保管、歸檔負全部責(zé)任,將此責(zé)任納入企業(yè)內(nèi)部承包合同與獎罰掛鉤。

3、公司檔案部門要經(jīng)常深人施工現(xiàn)場,對施工原始記錄的收集整理和技術(shù)文件的保管情況進行檢查指導(dǎo);項目經(jīng)理部要配置專職(或兼職)文件資料管理員,根據(jù)工程實際情況,分門別類列出應(yīng)收集的文件資料名稱清單,并落實到人,做到文件資料的收集有計劃、有檢查、有條不紊,疏而不漏。