建筑工程文件如何有效管理

每個建筑工程項目總體質量的高低與建筑工程檔案的完善與否有直接相關，科學有序的對建筑工程檔案進行管理，不僅是工程檔案部門的需求，那么怎樣管理建筑工程文件呢？現在，我就整理出以下幾點管理要素。

（1）建立健全施工文件檔案智能化管理。施工文件檔案管理為三個等級：工程項目經理向建筑企業主管生產的經理簽定責任制;檔案管理專業技術員向項目經理簽定責任制;資料員向檔案管理專業技術員簽定責任制，明確責任人的責、權、利。責權利明晰化，使責任人知道具體的責任內容、權力范圍和利益大小，真正認識工程檔案在工程建設中的重要性，才能確保了檔案的及時性與完整性。

（2）做好施工文件檔案記錄與收集。施工文件檔案是對建筑質量情況的真實反映，各種資料必及時收集、整理。在工程開工之前，就要指定資料員對施工文件檔案進行跟蹤收集，及時做好分項分部質量記錄，使施工文件檔案的整理和工程進度取得同步。

（3）完善質量記錄、做好施工文件檔案整理。工程項目的質量是靠施工文件檔案的記錄來證明的。在整個工程項目的施工過程中，為了證明工程部位的質量狀況，必須做到有完善的施工文件檔案記錄，做好資料整理和保管工作。

2建筑工程管理中施工文件檔案管理存在的問題

（一）文件檔案的資料收集困難

在建筑工程中，由于施工階段的管理周期相對較長，施工技術管理的好壞直接反映在現場作業中，促使大多數施工單位將主要的精力集中在工地上，而忽視了對施工文件檔案的管理工作。同時，施工人員由于工作量較大，或是素質不夠高，態度不夠配合，沒有很好地配合檔案管理人員的工作，部分施工人員甚至存在施工資料收集會延誤作業、檔案管理沒必要等錯誤認識，也給施工文件資料的收集帶來了一定阻力。此外，在工程項目的收尾階段，往往由于大部分施工人員已離崗并投入新的崗位工作，召集起來十分困難，拖延了施工文件資料的整理時間。

（二）文件檔案管理混亂

從當前來看，建筑工程管理在日常的施工文件檔案管理過程中，普遍存在著管理混亂的現象。集中表現在施工資料隨意、散亂堆放等方面。例如在施工人員討論施工資料完成后，某些施工人員會將其隨手扔在桌上，便趕往施工現場;或是直接將施工材料帶到施工現場指導員工作業。由于對施工資料的不重視，極為容易導致施工資料的丟失或損毀，不利于施工文件檔案的正常管理。

（三）存在嚴重的應付現象

除了上述幾點之外，在施工文件檔案管理的工作中，還存在著明顯的應付現象。例如在收集、整理和編輯施工資料時，部分檔案管理人員沒有嚴格按照《建設工程文件歸檔整理規范》及相關規定執行，存在填寫格式不規范，或是馬虎填寫等現象;對于施工資料是否完全屬實也沒有經過認真審核。而且在記錄施工資料時，還存在著檔案管理人員記錄不及時的情況，嚴重影響到對施工文件檔案的有效管理和控制。

3工程文件材料的有效管理措施

1.在我國的工程項目建設中，不重視甚至忽視文件歸檔已經是一種常態，許多項目工程往往都是在快要進行工程驗收時，才匆忙開始準備各種文件材料，這無疑就造成了文件資料歸檔不完整、難度大的問題。出現上述問題其主要原因是因為企業并未從思想觀念上認識到工程檔案管理工作的重要性。其次是因為這項工作其進行的時間一般正好與繁忙的工程施工同時，再加上其本身所具有繁雜瑣碎和無利益性的特點，這便導致相關工作人員一般都把工作重點放在工地建設上，甚少關注資料歸檔，或者在情況允許之下被動的整理一點。像上面的這種資料整理、督導、檢查不認真，極可能導致最后整個檔案管理混亂不堪，更有甚者，資料缺失不全。為了避免這種現象的發生，我們可以定期或者不定期對業內的資料進行檢查評比，以引起各方面的關注，盡量減少后期檔案歸檔工作的堆積。必要時還可以把計量支付與強制措施對接起來，以為檔案管理工作提供強有力的支撐。同時，相關的企業管理各部門以及檔案管理部門要進一步落實建筑行業檔案管理的法制建設工作，以使這項工作可以有法可依。

2.建立健全檔案管理制度。這一措施可以為我們更好的進行工程檔案管理工作打下堅實的基礎。各建設單位應該從工程立項開始，也就是項目建設初期，就嚴格遵照國家相關的檔案管理規范，并結合工程實際情況，制定符合自己工程發展的檔案管理制度以及各項措施，以實現對工程檔案的有效管理，進而保證檔案資料與各種圖紙的齊全、準確與標準。同時還要幫助勘查設計單位、各建設部門、施工單位等的相關工程檔案管理人員及工作人員準確認識其應該在工程檔案形成過程中所承擔的職責，以有效規范資料收集與整理過程中的各個細節，進而保證工程檔案管理可以與工程立項同步進行。

3.有效提高竣工檔案的總體質量，以使這份資料可以在實際需要時發揮其憑證作用。一般的工程項目竣工驗收，都需要工程項目管理人員與建設單位檔案管理人員共同以工程檔案的范圍為準，對工程項目建設中所形成的各種文件進行有效的檢查與審核，以及時查漏補缺，解決問題，保證竣工材料真實、完善，確保歸檔范圍符合要求。同時還要認真貫徹好《工程竣工驗收備案制》和《建設工程質量管理條例》等相關條文，嚴格把好竣工驗收關，使竣工檔案的驗收與移交可以準確無誤的進行，以達到檔案驗收與工程項目竣工驗收同步同時進行。在正規移交或者移交正規合格的竣工檔案時，一般建設單位會給予《建設工程檔案合格證》，而不按規定移交或者移交的檔案不合規定時，則不給予發放。

4.適當的對工程項目檔案管理人員和相關技術人員進行專業培訓，這不僅是提升工程檔案質量的有效方法，同時也是展現企業傳播其自身文化的重要途徑。隨著改革開放的不斷深入以及現代建筑業的不斷發展，現代企業的檔案管理也逐漸呈現出了一些更為時代化的特點，因此，提高檔案管理隊伍的管理水平與業務素質也就刻不容緩。具體來說檔案管理人員的業務素質主要包括三個方面：即服務的意識、質量以及水平。要努力提升檔案管理人員的服務意識，以使其清楚的認識到其工作的重要性，進而自發自覺地提升自身的服務質量與服務水平。同時，檔案管理人員還要盡快適應現代化管理技術以及設備，并科學運用現代化管理方法，以更好的為工程檔案管理工作服務。最后，要及時更新檔案管理人員的觀念，并增強檔案管理人員的責任心，以從思想意識層面使其真正領會與掌握檔案管理工作的內容與相關規定，進而更為正確而靈活的將自身的專業技能運用在實際工作中。